第5講　育児休業申出への会社対応

――申出書、確認事項、トラブルになりやすい初動対応

育児休業に関する相談や申出があったとき、会社側の初動対応は非常に重要です。育児休業は、労働者に認められた法律上の制度であり、会社が「忙しいから」「人手が足りないから」「代替要員がいないから」といった理由だけで拒むことはできません。したがって、申出を受けた上司や人事担当者は、まず制度上の権利として受け止め、そのうえで必要事項を確認し、業務調整を進めるという順序を誤らないことが大切です。

育児休業の申出を受けた場合、会社として確認すべき基本事項は、対象となる子の氏名、生年月日、労働者との続柄、休業開始予定日、休業終了予定日、分割取得や延長の可能性、産後パパ育休との関係などです。あわせて、有期雇用労働者であれば契約期間や更新見込み、労使協定により対象外とされる労働者に該当しないかも確認する必要があります。ただし、これらは制度適用の確認のために行うものであり、取得を思いとどまらせるための事情聴取になってはいけません。

申出は、できる限り書面や社内所定の申出書で受ける運用にしておくのが望ましいです。口頭での相談だけで進めると、後日、「いつ申出をしたのか」「会社が何を説明したのか」「休業予定期間について合意があったのか」が曖昧になり、紛争の原因になります。会社としては、申出書、確認書、説明資料、面談記録などを整備し、誰が対応しても同じ説明ができる状態を作っておくべきです。

特に注意すべきなのは、直属上司の不用意な発言です。たとえば、「この時期に休まれると困る」「本当に必要なのか」「復職後のポジションは保証できない」「周りに迷惑がかかる」などの発言は、取得を妨げる言動として問題になり得ます。上司としては業務運営上の不安を感じることもありますが、それを本人にぶつけるのではなく、人事部門や経営側と連携し、業務分担や代替体制を検討する必要があります。

また、育児休業の申出があった後は、休業前、休業中、復職時の各段階で対応が必要になります。休業前には業務引継ぎ、顧客対応、社内権限、貸与物、連絡方法などを整理します。休業中には、必要最小限の連絡方法を確認しつつ、業務連絡を過度に求めないよう注意します。復職時には、勤務時間、短時間勤務制度の利用希望、所定外労働の制限、子の看護等休暇の利用可能性などを確認し、職場復帰後の働き方を整える必要があります。

会社側が見落としがちなのは、育児休業の申出を受けた時点から、不利益取扱いやハラスメント防止の問題が始まっているという点です。申出後に評価を下げる、賞与を不合理に減額する、配置転換を一方的に行う、契約更新を不利に扱うといった対応は、育児休業取得を理由とする不利益取扱いと評価されるおそれがあります。業務上必要な措置であっても、理由、時期、内容、本人への説明を丁寧に整理しておく必要があります。

さらに、申出者以外の従業員への配慮も重要です。育児休業取得者の業務を周囲にそのまま上乗せすると、不公平感や職場不満が生じることがあります。その結果、取得者に対する陰口や嫌がらせが発生すれば、職場環境配慮義務やハラスメント防止措置の問題につながります。会社としては、業務量の調整、代替要員の検討、周囲への説明、管理職による職場管理をあわせて行う必要があります。

育児休業申出への対応は、単なる手続処理ではありません。申出を受けた瞬間から、会社の労務管理能力が問われます。制度を正しく案内し、感情的な反応を避け、書面と記録を残し、休業前後の業務設計を行うことが、後のトラブル予防につながります。企業としては、育児休業申出書、対応フロー、管理職向けマニュアル、復職時面談シートなどを整備し、現場任せにしない運用体制を作ることが重要です。