第4回　残業代請求の基本｜未払い残業代はどこまで請求できるのか

「毎日かなり遅くまで働いているのに、残業代がほとんど出ていない」「固定残業代と言われているが、本当に足りているのか分からない」「タイムカードがないから請求できないのではないか」。残業代請求のご相談では、こうした疑問が非常に多く見られます。ですが、残業代の問題は、感覚ではなく、法定労働時間、割増率、証拠、時効という基本ルールに沿って整理すると、見通しがかなり立てやすくなります。法定労働時間は原則として1日8時間・週40時間であり、これを超えて働かせるには36協定が必要で、実際に時間外・休日労働をさせた場合には割増賃金の支払いが必要です。

1　残業代とは何に対して支払われるのか

一般に「残業代」と呼ばれているものは、法律上は時間外労働、休日労働、深夜労働に対する割増賃金です。厚生労働省は、時間外労働や深夜労働には25％以上、法定休日労働には35％以上の割増賃金が必要だと説明しています。さらに、法定休日に深夜労働をさせた場合には、休日割増に加えて深夜割増も必要で、合計60％以上になります。

ここで大切なのは、「会社が残業と認めた時間だけ」に残業代が出るのではない、ということです。使用者が法定労働時間を超えて働かせた以上、36協定の有無や社内ルールとは別に、実際に働いた時間に応じた割増賃金を支払わなければなりません。厚生労働省も、36協定の範囲を超える違法な時間外労働であっても、その分の割増賃金を支払わなければならないと明示しています。

2　会社に36協定がなければ、残業代は出ないのか

これはよくある誤解ですが、逆です。36協定がないのに法定労働時間を超えて働かせていれば、その時間外労働自体が違法になり得ますが、だからといって賃金の支払義務が消えるわけではありません。36協定は「残業させてもよい条件」を整えるためのものにすぎず、実際に働かせた時間に対する賃金支払義務とは別問題です。厚生労働省は、時間外労働・休日労働をさせるためには36協定が必要であり、同時に、実際に時間外・休日労働をさせた場合には割増賃金を払わなければならないと整理しています。

3　どのくらいの割合で支払われるのか

基本的な割増率は、時間外労働と深夜労働が25％以上、法定休日労働が35％以上です。加えて、1か月に60時間を超える時間外労働については、その超えた部分は50％以上の割増率になります。この50％ルールは、2023年4月1日からは中小企業にも適用されています。

実務では、「深夜まで働いたから全部50％増しだろう」とか、「休日に働いたから時間外と休日の両方が二重につくはずだ」といった混同もあります。厚生労働省の説明では、深夜労働には別途深夜手当が必要である一方、法定休日労働については、休日割増が基本となり、さらに深夜に及んだ部分には深夜割増を加算します。反対に、法定休日に働いたからといって、休日割増とは別に当然に時間外割増が重なるという整理ではありません。

4　残業代はどうやって計算するのか

割増賃金は、1時間当たりの賃金額を基礎に計算します。月給制であれば、原則として月給を1か月平均所定労働時間数で割って1時間当たりの単価を出し、それに割増率を掛ける形になります。厚生労働省は、時間給、日給、週給、月給、出来高給などのそれぞれについて、時間単価への換算方法を示しています。

もっとも、月給に含まれる全ての手当が当然に計算基礎に入るわけではありません。厚生労働省の資料では、家族手当、通勤手当、別居手当、子女教育手当、住宅手当、臨時に支払われた賃金、1か月を超える期間ごとに支払われる賃金などは、割増賃金の算定基礎から除外されると整理されています。ただし、名称ではなく実質で判断されるため、「住宅手当」という名目でも一律支給で実質は基本給の補填に近いようなものは別論点になり得ます。少なくとも、公的資料上は名称ではなく内容で判断するとされています。

5　タイムカードがなくても請求できるのか

この点も非常に重要です。残業代請求では、労働時間についての主張立証は原則として労働者側に求められますが、タイムカードや勤怠システムの記録がなければ一切請求できない、というわけではありません。厚生労働省の裁判例整理では、使用者が労働時間を適正に把握する責務を果たしていない場合、タイムカード等の明確な証拠がなくても、労働者が作成して提出していた書面、業務日誌、個人的な日誌、手帳などによって一応の立証がされたものとし、使用者側の反証が不十分なら請求が認められることがあると整理されています。

したがって、証拠としては、タイムカードだけでなく、業務日報、メール送信時刻、チャットの履歴、入退館記録、PCログ、カレンダー、交通系ICの履歴、メモ、手帳なども重要になります。厚生労働省のQ&Aでも、自分の残業時間数を手帳などにきちんとつける癖を付けておくことが必要だと案内されています。

6　固定残業代があると請求できないのか

これもよくある誤解です。固定残業代の制度それ自体が直ちに違法というわけではありませんが、それで全て片づくわけでもありません。厚生労働省の裁判例整理では、固定残業代が有効といえるには、少なくとも割増賃金に当たる部分とそれ以外の賃金部分が明確に区別され、法所定の計算方法による額がそれを上回るときは差額を支払う必要がある、と整理されています。あらかじめ決めた時間数を超えて残業した場合には、その差額を別途支払わなければなりません。

つまり、求人票や雇用契約書、給与明細に「固定残業代込み」と書いてあるだけでは足りず、その内訳、何時間分なのか、その時間を超えた場合に追加支払がされているか、という点が問題になります。この論点は次回以降の固定残業代の回で詳しく扱うべきですが、入口としては、「固定残業代と言われたらそこで終了」ではない、という理解が重要です。

7　どこまでさかのぼって請求できるのか

未払い残業代を含む賃金請求権の消滅時効は、2020年4月1日施行の改正後、賃金支払期日から5年に延長されつつ、当分の間は3年とされています。厚生労働省のQ&Aでも、対象となるのは2020年4月1日以後に支払期が到来する賃金であり、時間外・休日労働等に対する割増賃金もこの時効延長の対象だと説明されています。

このため、相談のタイミングが遅れるほど、請求できる範囲が少しずつ失われていきます。残業代の問題では、今も働き続けている場合でも、退職してから考えようとしているうちに古い分から時効にかかっていくことがあります。ここは実務上かなり大きいので、「まだ辞めていないから相談は早い」ということはありません。時効との関係では、むしろ早めに見通しを立てた方が有利です。

8　相談時に持っておきたい資料

残業代請求の相談では、雇用契約書、労働条件通知書、就業規則、給与明細、賞与明細、勤怠データ、シフト表、タイムカード、PCログ、業務日報、メールやチャットの履歴などが重要です。固定残業代の有無やその内訳を確認するために、求人票や採用時資料も役に立つことがあります。法的には、労働時間と賃金の支払状況をどう立証するかが核になるため、形式的な証拠だけでなく、実際の働き方を示す資料を幅広く集めるのが基本です。これは厚生労働省のQ&Aや裁判例整理が示す証拠の考え方に沿う実務的な整理です。

まとめ

未払い残業代の問題では、まず、法定労働時間を超えて働いたのか、法定休日に働いたのか、深夜に及んだのかを整理し、そこに対応する割増率を当てはめて考えるのが出発点です。36協定がないから請求できない、固定残業代があるから請求できない、タイムカードがないから無理だ、といった思い込みは、いずれも正確ではありません。実際には、働いた時間、給与の内訳、会社の管理状況、残された記録を丁寧に見れば、請求の余地が見えてくることがあります。

残業代請求は、「長く働いていた」という感覚だけでは足りませんが、反対に、完璧な証拠がなければ一切無理というものでもありません。基本ルールを押さえ、早めに資料を集め、時効にかかる前に見通しを立てることが大切です。